Hjælp dine medarbejdere med en god kommunikationspolitik

Alle virksomheder bør forholde sig til, hvordan de enkelte medarbejdere i virksomheden kommunikerer med omverdenen. Retningslinjerne kan fastlægges i en kommunikationspolitik, som opstiller et internt regelsæt.

Kommunikationspolitikken skal gøre det nemmere for medarbejderne, som alle ofte gerne vil gøre det bedre – men ikke kan finde tiden og måske ikke har de rette kompetencer.

Kommunikationspolitikken skal angiver retningen og mål for kommunikationen men samtidig også fastlægge spillereglerne, således at de er let forståelige og brugbare for alle virksomhedens medarbejdere. Den skal være lettilgængelig og altid opdateret.

Flere og flere af de mindre og mellemstore virksomheder får øjnene op for, at det er vigtigt kontinuerligt at kommunikere med virksomhedens kunder, potentielle kunder og øvrige interessenter, og virksomhederne arbejder ihærdigt med at professionalisere kommunikationen.

Men i dette professionaliseringsarbejde glemmer mange den kommunikation fra virksomheden til kunderne og de øvrige interessenter som ikke går via marketingafdelingen – nemlig kommunikationen direkte fra kundeservice, salgsafdeling eller indkøb. Her foregår tingene ofte tilfældigt og efter normer og retningslinier som den enkelte selv har opstillet.

Men denne kommunikation er i lige så høj grad, som de veltilrettelagte kampagner m.v. fra marketing, med til at opbygge omverdenens billede af virksomhed, og dermed med til at skabe grunden for virksomhedens succes. Godt omdømme avler nemlig succes og salg.

Alle virksomheder bør derfor forholde sig til, hvordan de enkelte dele af virksomheden kommunikerer med omverdenen gennem en kommunikationspolitik, som opstiller et internt regelsæt for dette område. Herigennem kan virksomheden medvirke til at give kunder og øvrige interessenter den ”rigtige” behandling og samtidig lettes den enkelte medarbejders daglige arbejde, da det giver faste standarder og retningslinier for en stor del af kommunikationen.

Kommunikationspolitikken skal gøre det nemmere for medarbejderne, som alle ofte gerne vil gøre det bedre – men ikke kan finde tiden og måske ikke har de rette kompetencer. Kommunikations-politikken skal angiver retningen og mål for kommunikationen men samtidig også fastlægge spillereglerne, således at de er let forståelige og brugbare for alle virksomhedens medarbejdere. Den skal være lettilgængelig og altid opdateret.

Kommunikationspolitikken skal indeholde en række konkrete værktøjer som eksempelvis til telefonbetjening, sproglig vejledning, kommunikation på fremmedsprog og standarddokumenter.

Samtidig har den enkelte medarbejder idag også opbygget et virtuelt aftryk på nettet på fx. LinkedIn og Facebook. Mulighederne for profilering er enorme både for virksomheden og den enkelte medarbejder, og de skal naturligvis udnyttes. Men også her er det vigtigt, at man som både enkeltperson og virksomhed har stor fokus på, hvordan man kommunikerer. Det er meget svært at ”viske ud”, og har man først kommunikeret uden omtanke, hænger man ofte på den.

Området bør således være en vigtig ingrediens i kommunikationspolitikken og et område som ledelse bruger ressourcer på at tale med medarbejdere om. Branding af virksomheden foregår jo netop 24 timer i døgnet, gennem alle virksomhedens ansatte og i høj grad også på nettet.

Arbejde med kommunikationspolitikken er en løbende proces og der bør løbende foretages målinger som kan angive om retningen er rigtig og de opstillede målsætninger nås. Politikken skal ikke trækkes ned over hovedet på medarbejderne men give anledning til udvikling og glæde hos den enkelte over at kunne udføre sit arbejde med endnu større kompetence og til større gavn for virksomheden.

2017-05-08T06:27:49+00:00